Meldestelle gemäß EU-Whistleblowing-Richtlinie

Die UIMCert stellt Ihnen eine Meldestelle bereit, so dass Sie den Anforderungen im Rahmen der Hinweisgeberschutz-Richtlinie (auch Whistleblowing-Richtlinie genannt) genügen können. Gemäß EU-Richtlinie müssen seit 17.12.2021 alle Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten eine solche Stelle einrichten; ab Dezember 2023 gilt dies auch für Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Auch vor dem Hintergrund, dass die EU-Richtlinie noch nicht in nationales Recht umgewandelt wurde, kann die EU-Richtlinie zum Tragen kommen, wenn bspw. im Rahmen einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung durch das Aufdecken von betrieblichen Missständen der/die betroffene Beschäftigte durch ein Hinweisgeberschutzgesetz geschützt gewesen wäre.

Whistleblowing

Unsere Leistungen

Bereitstellung einer unparteiischen Meldestelle gemäß EU-Richtlinie (Telefon / E-Mail)
Wir stellen Ihnen eine dedizierte E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Verfügung, die Sie innerhalb Ihres Unternehmen kommunizieren können. Hierbei werden wir die Anforderungen für die Meldestelle, inkl. der geforderten Fristen, umsetzen. Es gibt aktuell noch keine gesonderten Vorgaben für den Meldeweg; sollte sich dies durch den nationalen Gesetzgeber näher definiert werden, werden wir zeitnah eine Lösung anbieten.

Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter
Wir werden Ihnen Informationen für Ihre Mitarbeiter bereitstellen, in der in verständlicher Sprache dargestellt wird, welche Rechte die Mitarbeiter im Rahmen des Whistleblowings haben und welche Angebote zur Meldung sie nutzen können.

Untersuchung der Hinweise
Sollte ein Meldung über einen der Meldekanäle eingehen, werden wir diesen selbstverständlich unter Beachtung der Vertraulichkeitsanforderungen untersuchen und (sofern erforderlich) Folgemaßnahmen erarbeiten. Selbstverständlich werden wir die geforderten Rückmeldungen an den Whistleblower geben,

optional: Schulungen für Mitarbeiter und Management (inkl. Präventionstraining)
Sofern dies von Ihnen gewünscht ist, können wir auch Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen anbieten.

Unser Angebot

Bereitstellung der Meldestelle:

Einmalige Einrichtungsgebühr: EUR 200,00 *)
Monatliche Pauschale: EUR 50,00
bis zum 31.12.2023 für Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeiter: EUR 0,00

Untersuchung von Meldungen:
aufwandsbezogene Berechnung (Bestandskunden der UIMC profitieren von günstigen Konditionen)

*) Early-Bird-Angebot:
bis 28.02.2022 keine Einrichtungsgebühr

Ihre Vorteile

Vertrauensbildende Maßnahme
Durch die Einrichtung einer externen (unparteiischen) Meldestelle durch Nutzung eines Dienstleisters kann innerbetrieblich ein höheres Vertrauen geschaffen werden. Gerade beim Melden von internen Missständen kann eine interne Stelle dazu führen, dass Mitarbeiter sich nicht melden oder sich an Behörden wenden.

Synergien durch Mehrfachbestellungen
Durch Mehrfachbestellungen können Synergie genutzt werden. Dadurch kann die Tätigkeit oftmals nicht nur fachkundiger, sondern auch wesentlich effizienter erfüllt werden.

Erweiterung der Meldestelle auf andere Themengebiete
Sofern dies bei Ihnen gewünscht ist, kann die Meldestelle auch für andere Verfehlungen genutzt werden. So kann diese Meldestelle bspw. auch für die Meldung von Verstößen gegen Antidiskrimierungsgesetze genutzt werden (als sog. zuständige Stelle gemäß § 13 AGG). Auch dies kann als vertrauensbildende Maßnahme angesehen werden.

Early-Bird-Konditionen
Sie erhalten Early-Bird-Konditionen, wenn Sie sich bis zum 28.02.2022 entscheiden sollten, die UIMCert als Meldestelle zu beauftragen. Sofern es zu Verschärfungen oder weitere Vorgaben durch die Umsetzung in den nationalen Gesetzen kommt, erhalten Sie natürlich weitere Sonderrabatte.

Ziele der Whistleblowing-Richtlinie

Sinn und Zweck der Whistleblower-Richtlinie ist die Einführung von Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebern vor Repressalien bei Verstößen gegen EU-Recht, bspw. in den Bereichen Datenschutz, Sicherheit von Netz- und Informationssystemen, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Besteuerung von Unternehmen und Geldwäsche.

Zum einen sollen dadurch Verstöße gegen EU-Recht aufgedeckt werden, zum anderen soll dadurch ein weiterer Anreiz geschaffen werden, EU-Recht einzuhalten. Die Whistleblower-Richtlinie ist auf Verstöße gegen EU-Recht begrenzt. Jedoch können die EU-Mitgliedstaaten darüberhinausgehend Regelungen für Whistleblower in Bezug auch auf Verstöße gegen nationales Recht einführen (in Deutschland wahrscheinlich). Dies ist insbesondere für internationale Konzerne mit Standorten in mehreren EU-Ländern von Bedeutung.

Die Verpflichtung zur Bereitstellung einer Meldestelle trifft folgende Unternehmen:

  • Privatwirtschaft haben diese Pflicht ab einer Unternehmensgröße von 50 Arbeitnehmern (ab Dez 2023; ab Dez 2021 für Größe ab 250 Arbeitnehmern)
  • Mitgliedsstaaten können aber auch Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern dazu verpflichten
  • Unabhängig von Größe: Öffentlich-rechtliche juristische Personen in den Bereichen Wasser- und Energieversorgung, Verkehrs- und Postdienste
  • Weitere im Anhang der Whistleblower-Richtlinie aufgeführte Institutionen

Anforderungen an die Meldestelle

Folgende Anforderungen sind zu beachten:

  • Sicherstellung der Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers sowie Dritter, die in der Meldung erwähnt werden
  • Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen nach Eingang der Meldung
  • Unparteiische Person/Institution muss Meldung prüfen und Folgemaßnahmen ergreifen/empfehlen
  • Rückmeldung innerhalb eines angemessenen Zeitraums an den Whistleblower Rückmeldung (drei Monate)
  • Information über Meldewege in leicht zugängliche Weise und in klarer Sprache
  • aktuell: keine Vorgaben an die Form des Meldekanals

Vertraulichkeit

Die Identität des Hinweisgebers darf ohne dessen ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den für die Entgegennahme der Meldung oder das Ergreifen der Folgemaßnahmen zuständigen Mitarbeitern offenbart werden. Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot bestehen, wenn die Offenlegung der Identität des Whistleblowers aufgrund Unionsrecht oder nationalem Recht im Rahmen von Untersuchungen durch nationale Behörden oder Gerichtsverfahren notwendig und verhältnismäßig ist. Wird die Identität des Whistleblowers offenbart werden, so ist der Whistleblower zuvor davon in Kenntnis zu setzen, sofern dies nicht die Untersuchung oder das Gerichtsverfahren gefährden würde.

Die Meldung ist unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren und nur solange zu speichern wie dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Beweislastumkehr

Meldet ein Whistleblower einen Verstoß gegen EU-Recht und erscheint es dem Whistleblower im Anschluss als hätte das betroffene Unternehmen Repressalien gegen ihn/sie verhängt, so trifft das betroffene Unternehmen die Beweislast, dass es sich bei getätigten Maßnahmen nicht um Repressalien aufgrund der Whistleblower-Meldung handelt (Beweislastumkehr).

Warum sollen wir die UIMCert beauftragen?

Die UIMCert GmbH ist ein führendes Unternehmen in den Bereichen Informationssicherheits-Zertifizierung sowie Auditierung. Dadurch genießen wir eine hohe Vertrauensstellung; auch haben wir einen unabhängigen Ausschuss, der die Geschäftsführung in wichtigen Fragen berät. Wir verfügen über qualifiziertes und erfahrenes Personal, welches nicht nur unparteilich, sondern auch seriös vertrauensvolle Prüfungen vornehmen kann.

Sollten wir nicht warten, bis die Richtlinie in ein nationales Gesetz überführt wurde?

Grundsätzlich ist es korrekt, dass eine EU-Richtlinie keine unmittelbare Gültigkeit in den nationalen Staaten der EU hat (anders beispielsweise bei der Datenschutz-Grundverordnung, die als Verordnung unmittelbar gilt). Auf der anderen Seite gibt es gute Gründe, sich schon jetzt zu engagieren:

  • Vertrauensbildende Maßnahme gegenüber Angestellten und Anteilseignern, da man mit einer Meldestelle ganz klar zum Ausdruck bringt, dass Fehlverhalten im Unternehmen nicht toleriert wird.
  • Es bestehen trotzdem schon jetzt Risiken: Wenn z. B. ein Angestellter intern eine Meldung vornimmt (bspw. sich beim Vorgesetzten über Missstände beschwert, diese nicht abgeholfen werden und sich der Mitarbeiter daraufhin an einen Externen mit einer Beschwerde meldet und somit die Informationen nach Außen trägt) und dieser daraufhin entlassen würde, kann dieser dann vor Gericht klagen. So würde das Arbeitsgericht gehalten, existierendes nationales (Arbeits-) Recht im Einklang mit EU-Recht zu interpretieren, so dass der Mitarbeiter ggf. bereits geschützt ist, obwohl die Whistleblower-Richtlinie noch nicht in nationales Recht umgesetzt wurde.
  • Sie gehen kein Risiko mit der Bereitstellung einer Meldestelle durch die UIMCert ein, da Sie durch die Early-Bird-Rabatte sehr günstige Konditionen erhalten.

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