Bereitstellung von Meldekanälen gemäß HinSchG (Telefon, Post, E-Mail, persönlich, Meldeportal)
Wir stellen Ihnen eine dedizierte E-Mail-Adresse, eine Postanschrift und eine Telefonnummer zur Verfügung, die Sie innerhalb Ihres Unternehmen kommunizieren können. Ferner bieten wir dem Hinweisgeber nach entsprechender Terminvereinbarung die Möglichkeit, das Anliegen persönlich vorzubringen. Dadurch werden die Anforderungen eines Meldekanals, inkl. der geforderten Fristen, umgesetzt.

Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter und andere Bezugsgruppen
Wir werden Ihnen Informationen für Ihre Mitarbeiter bereitstellen, in der in verständlicher Sprache dargestellt wird, welche Rechte die Mitarbeiter im Rahmen des Whistleblowings haben und welche Angebote zur Meldung sie nutzen können. Auch werden wir Ihnen Muster-Inhalte für Ihre Internetpräsenz sowie auf Wunsch eine Prozessbeschreibung einer Meldestelle bereitstellen.

Untersuchung der Hinweise
Sollte eine Meldung über einen der o.g. Meldekanäle eingehen, bieten wir auch die Unterstützung bei der Untersuchung an. Je nach Paket ist diese Leistung inkludiert. Wir werden die Hinweise entsprechend der getroffenen Absprache mit Ihnen und unter Beachtung der Vertraulichkeitsanforderungen bearbeiten. Auch kann je nach Vereinbarung eine Unterstützung bei der Bearbeitung der nächsten Schritte erfolgen, wie z. B. eine Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, ob der Hinweis ausreichend stichhaltig ist. Auch können in Abstimmung mit Ihnen angemessene Folgemaßnahmen ergriffen werden. Selbstverständlich werden wir die geforderten Rückmeldungen an den Whistleblower geben.

Schulungen für Mitarbeiter und Management (inkl. Präventionstraining)
Sofern dies von Ihnen gewünscht ist, können wir auch Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen anbieten.

Beratungsleistungen
Falls gewünscht, unterstützen wir Sie auch bei der Gestaltung der internen Prozesse etc.

Die UIMCert unterstützt den Auftraggeber bei der Bereitstellung einer Meldestelle, um den Anforderungen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zu genügen. Hierbei bieten wir verschiedene Unterstützungsgrade an, je nachdem welche Anforderungen Sie an eine Meldestelle richten:

• Meldestelle "light" richtet sich an KMU mit dem Wunsch nach einer preis-günstiger Mindestumsetzung und mit geringer Erwartung an Meldungsaufkommen.
• Meldestelle "plus" eignet sich für KMU mit einem QM-System und mit einer geringer bis mittlerer Erwartung an Meldungsaufkommen.
• Meldestelle "premium" wiederum zielt auf KMU mit dem Wunsch nach hoher Kosten-Planungssicherheit und Unterstützung sowie mit mittlerer bis hoher Erwartung an Meldungsaufkommen.

Die verschiedenen Pakete und die Konditionen können Sie in der Meldestellen-Übersicht einsehen. Fragen Sie auch nach unserem Early-Bird-Rabatten.

Vertrauensbildende Maßnahme
Durch die Einrichtung einer externen (unparteiischen) Meldestelle durch Nutzung eines Dienstleisters kann innerbetrieblich ein höheres Vertrauen geschaffen werden. Gerade beim Melden von internen Missständen kann eine interne Stelle dazu führen, dass Mitarbeiter sich nicht melden oder sich an Behörden wenden.

Synergien durch Mehrfachbestellungen
Durch Mehrfachbestellungen können Synergien genutzt werden. Dadurch kann die Tätigkeit oftmals nicht nur fachkundiger, sondern auch wesentlich effizienter erfüllt werden.

Erweiterung der Meldestelle auf andere Themengebiete
Sofern dies bei Ihnen gewünscht ist, kann die Meldestelle auch für andere Verfehlungen genutzt werden. So kann diese Meldestelle bspw. auch für die Meldung von Verstößen gegen Antidiskrimierungsgesetze genutzt werden (als sog. zuständige Stelle gemäß § 13 AGG). Auch dies kann als vertrauensbildende Maßnahme angesehen werden.

Early-Bird-Konditionen
Sie sind bereits Kunde der UIMC oder UIMCert? Dann profitieren Sie nicht nur von Early-Bird-Rabatten, sondern auch weiteren Vorteilen durch Ihre Treue. Hierbei profitieren Sie auch von Sonderkonditionen bei den neuen Paketen, die aufgrund der Änderungen des Gesetzes gegenüber der Richtlinie erforderlich wurden.

Planungssicherheit durch günstige Pauschalen
Viele Leistungen bieten wir als pauschalierte Pakete an. Somit erhalten Sie eine größere Planungssicherheit. Hierbei haben wir für jedes Unternehmen die passende Unterstützung durch unsere Paketstruktur (von „light“ bis „premium“).

Sinn und Zweck des Gesetzes ist die Einführung von Mindeststandards für den Schutz von Hinweisgebern vor Repressalien bei Verstößen, bspw. in den Bereichen Datenschutz, Sicherheit von Netz- und Informationssystemen, Produktsicherheit, Lebensmittelsicherheit, Besteuerung von Unternehmen und Geldwäsche.

Zum einen sollen dadurch Verstöße aufgedeckt werden, zum anderen soll dadurch ein weiterer Anreiz geschaffen werden, EU-Recht einzuhalten. Das Hinweisgeberschutzgesetz ist (im Gegensetz zur EU-Richtlinie) nicht auf Verstöße gegen EU-Recht begrenzt. Deutschland hat die Möglichkeit genutzt, darüberhinausgehend Regelungen für Whistleblower in Bezug auch auf Verstöße gegen nationales Recht einzuführen.

Die Verpflichtung zur Bereitstellung einer Meldestelle trifft folgende Unternehmen:

• Privatwirtschaft haben diese Pflicht ab einer Unternehmensgröße von 50 Arbeitnehmern (ab Dez 2023; ab Dez 2021 für Größe ab 250 Arbeitnehmern)
• Mitgliedsstaaten können aber auch Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern dazu verpflichten
• Unabhängig von Größe: Öffentlich-rechtliche juristische Personen in den Bereichen Wasser- und Energieversorgung, Verkehrs- und Postdienste
• Weitere im Gesetz aufgeführte Institutionen

Folgende Anforderungen sind zu beachten:

• Sicherstellung der Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers sowie Dritter, die in der Meldung erwähnt werden
• Eingangsbestätigung binnen sieben Tagen nach Eingang der Meldung
• Prüfung des Anwendungsbereichs und der Stichhaltigkeit
• Erfreifung von Folgemaßnahmen gemäß § 16 HinSchG
• Rückmeldung innerhalb eines angemessenen Zeitraums an den Whistleblower Rückmeldung (drei Monate)
• Information über Meldewege in leicht zugängliche Weise und in klarer Sprache
• weitere Informationen können Sie dem Gesetzesauszug entnehmen

Vertraulichkeit

Die Identität des Hinweisgebers darf ohne dessen ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den für die Entgegennahme der Meldung oder das Ergreifen der Folgemaßnahmen zuständigen Mitarbeitern offenbart werden. Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot bestehen, wenn die Offenlegung der Identität des Whistleblowers aufgrund Unionsrecht oder nationalem Recht im Rahmen von Untersuchungen durch nationale Behörden oder Gerichtsverfahren notwendig und verhältnismäßig ist. Wird die Identität des Whistleblowers offenbart werden, so ist der Whistleblower zuvor davon in Kenntnis zu setzen, sofern dies nicht die Untersuchung oder das Gerichtsverfahren gefährden würde.

Die Meldung ist unter Wahrung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren und nur solange zu speichern wie dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Beweislastumkehr

Meldet ein Whistleblower einen Verstoß und erscheint es dem Whistleblower im Anschluss als hätte das betroffene Unternehmen Repressalien gegen ihn/sie verhängt, so trifft das betroffene Unternehmen die Beweislast, dass es sich bei getätigten Maßnahmen nicht um Repressalien aufgrund der Whistleblower-Meldung handelt (Beweislastumkehr).

Durch die Auslagerung an einen externen Dienstleister wird das Vertrauen maßgeblich erhöht, insbesondere wenn sich Mitarbeiter/-innen zu Kolleg/-innen und Vorgesetzten äußern wollen und befürchten müssen, dass die Hinweise intern publik werden. Auch scheint die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Hinweisgeber/-innen seltener anonyme Meldungen abgeben (nicht anonyme Meldungen sind erfahrungsgemäß besser zu bearbeiten, da Rückfragen gestellt werden können) oder sich an externe Meldestellen wenden.

Die UIMCert GmbH ist ein führendes Unternehmen in den Bereichen Zertifizierung sowie Auditierung. Dadurch genießen wir eine hohe Vertrauensstellung; auch haben wir einen unabhängigen Ausschuss, der die Geschäftsführung in wichtigen Fragen berät. Wir verfügen über qualifiziertes und erfahrenes Personal, welches nicht nur unparteilich, sondern auch seriös vertrauensvolle Prüfungen vornehmen kann.

Ab wann muss eine Meldestelle eingerichtet werden? Ab 02.07.2023 ist dies durch das Hinweisgeberschutzgesetz für alle Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten zwingend vorgeschrieben. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigten gilt eine „Schonfrist“ bis zum 17. Dezember 2023. Ferner kann eine solche Meldestelle auch als vertrauensbildende Maßnahme gegenüber Angestellten und Anteilseignern verstanden werden, da man mit einer Meldestelle ganz klar zum Ausdruck bringt, dass Fehlverhalten im Unternehmen nicht toleriert wird.

Welche Hinweise sollen an die Meldestelle gemeldet werden können? Es können Informationen über Straftaten jeder Art und schwere Ordnungswidrigkeiten (beispielsweise soweit sie Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen) gegeben werden. Hierbei geht das deutsche Gesetz über die Richtlinie hinaus, die nur Verstöße gegen EU-Recht umfasst hat. Bei Beamten und Beamtinnen kommen noch Verstöße gegen die Pflicht zur Verfassungstreue hinzu.

Können Meldungen anonym abgegeben werden? Es dürfen zwar Hinweise auch anonym abgegeben werden, die dann auch bearbeitet werden müssen, doch ist durch den Vermittlungsausschuss die Verpflichtung zur Einrichtung eines anonymen Kanals gestrichen worden. Somit ist auf eine besonders vertrauensvolle Gestaltung des Meldekanals bzw. der Meldestelle zu achten.

Ist es dem Hinweisgebenden selbst überlassen, ob er an eine interne oder externe Meldestelle meldet? Grundsätzlich steht es dem Hinweisgeber offen, sich an die interne oder eine externe/behördliche Meldestelle zu wenden. Die Arbeitgeber sollen aber einen Anreiz schaffen, dass möglichst der interne Kanal genutzt wird.

Was geschieht, wenn keine Meldestelle eingerichtet wird? Zum einen droht ein Bußgeld in Höhe von EUR 20.000,00. Zum anderen kann ein Betroffener sowohl Schadensersatz als auch Schmerzensgeld verlangen, wenn ihm/ihr verbotene Repressalien erleidet.

Kann die Meldestelle outgesourct werden? Dies ist innerhalb des Gesetzes ausdrücklich vorgesehen (nicht zu verwechseln mit der externen/behördlichen Meldestelle). Es ist durchaus empfehlenswert, die Meldestelle auszulagern, da dadurch sicherlich Hemmungen beim Hinweisgebenden reduziert werden, wenn durch Hinweise auf interne Verfehlungen hingewiesen werden soll.

Das deutsche Gesetz geht über die Richtlinie hinaus. Hierüber möchten wir Sie heute gerne informieren und aufgrund dessen auch entsprechende Klarstellungen des Vertrages vornehmen. Neben einigen Feinheiten wurde insbesondere Folgendes über die Richtlinie hinaus im Gesetz geregelt:

• Anwendungsbereich: Das HinSchG umfasst nicht nur Verstöße gegen EU-Recht, sondern umfasst alle strafbewährten und viele weitere bußgeldbewährte Verstöße.
• Konkretisierung: Ferner haben sich die Aufgaben von Meldekanal und Meldestelle verändert bzw. wurden konkretisiert. So ist nun zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich fällt und ob die eingegangene Meldung stichhaltig ist. Auch ersucht die Meldestelle die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen.
• Anonyme Meldungen: Es ist zwar kein anonymer Meldekanal anzubieten; falls eine Meldung dennoch anonym eingeht, muss diese auch bearbeitet werden.
• Folgemaßnahmen: Die Art der Maßnahmen wurden nun abschließend aufgeführt.
• Anreiz: Auch wenn es grundsätzlich dem Hinweisgeber offensteht, sich an die interne oder eine externe/behördliche Meldestelle zu wenden, so sollen Arbeitgeber einen Anreiz schaffen, dass möglichst der interne Kanal genutzt wird.
• Zielgruppen: Die Meldekanäle können auch externen mit Ihnen verbundenen Personen (beispielsweise Kunden und Lieferanten) zugänglich gemacht werden, wenn Sie dies wünschen. Dies ist aber keine gesetzliche Verpflichtung.