Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. So behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten selbstverständlich stets entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Wir haben einen fachkundigen und zuverlässigen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten informieren:

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Hinblick auf Ihre Person zur Angebotserstellung und zur Erfüllung der Verträge auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Verarbeitungen zum Zwecke der Buchhaltung und Kostenrechnung sowie zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (beispielsweise Handels- und Steuerrecht) basieren auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c DSGVO. Die Geschäftsbeziehung besteht zwischen uns und Ihrem Unternehmen. Sofern Sie als natürliche Person agieren (bspw. als Einzelkaufmann oder Selbstständiger), werden Ihre Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung von Verträgen auf Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.

Sofern Sie sich als Betroffener an einen unserer Kunden gewandt haben bzw. mit diesem in Geschäftsbeziehungen stehen, haben wir Ihre Daten ggf. im Rahmen des Betreuungsvertrags von unserem Mandanten erhalten. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich, wenn und soweit dies für die Abwicklung der konkreten Anfrage erforderlich ist. Hierbei findet die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse eines Dritten (unseres Kunden) statt, die in der fachlichen Verbesserung im Datenschutz und Optimierung von Prozessen liegen. Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten werden hierbei gebührend berücksichtigt.

Ferner können Daten auch zu berechtigten Zwecken gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, wie Vermarktung, interne Marktforschungs- und Marketingzwecke, betriebsinterne Statistiken. Die berechtigten Interessen liegen insbesondere in der Optimierung von Prozessen und der kostengerechten Zurechnung; hierbei werden Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten gebührend berücksichtigt.

Nur sofern Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben oder wir Sie im Rahmen der Datenerhebung gemäß § 7 UWG angemessen informiert haben, nutzen wir Ihre Daten, um Ihnen Informationen über Produkte, Dienstleistungen, Veranstaltungen und anderes Wissenswertes zu unserem Hause zuzusenden. Dieser Zusendung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Weitergabe der Daten

Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nicht-kommerziellen Zwecken, findet ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung grundsätzlich nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur in Ausnahmefällen und nur dann an Dritte weiter, wenn dies gesetzlich zulässig [wie z. B. auf Basis des Artikel 6 DSGVO] und/oder im Rahmen der o. g. Geschäftsbeziehungen erforderlich ist.

Um Ihnen im Rahmen der Geschäftsbeziehung den o. g. Zwecken entsprechend optimale Informationen und Services anbieten zu können, werden Informationen zur Vertragsbeziehung (inkl. personenbezogener Daten) innerhalb der UIMC-Gruppe weitergeben (UIMC Dr. Vossbein GmbH & Co KG und UIMCooperation GmbH). Zum Teil können die Daten auch externe Dienstleister auf Ihre Daten weitergeben werden (IT, Akten-/Datenträgervernichtung, Steuerberater, Anwalt).

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen o. g. Zwecke erforderlich ist. Die Daten werden spätestens nach Beendigung des Vertragsverhältnisses und nach Ablauf der betrieblichen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Zivil-, Handels- und Steuerrechts gelöscht. Sofern Sie unseren „UIMCommunication“-Info-Brief abonniert haben, werden Ihre Daten bei Widerruf unverzüglich gelöscht, es sei denn, dass aufgrund vorgenannten Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erforderlich ist.

Rechte der Betroffenen

Wir informieren Sie hiermit darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit haben. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 lit. a DSGVO beruht (Einwilligung), haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und inwieweit Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden (insbesondere Verarbeitungszweck, Empfänger der Daten, Speicherdauer, etc.).

Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer gespeicherten Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig oder unvollständig sein sollten. Dies umfasst das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ist etwa dann möglich, wenn die Daten nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich sind oder die Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten zu löschen sind. Im Einzelfall kann dieses Recht jedoch ausgeschlossen sein.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen. Dies ist etwa dann möglich, wenn Ihre Daten unrichtig erfasst sind oder die Datenverarbeitung unrechtmäßig erfolgt. Im Falle der Einschränkung der Verarbeitung dürfen die Daten nur noch in eng umgrenzten Fällen verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem gängigen elektronischen, maschinenlesbaren Datenformat an Sie oder an einen von Ihnen zu benennenden Verantwortlichen zu verlangen, wenn Sie diese Daten selbst bereitgestellt haben.

Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen, sofern die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. e, f) DSGVO). Im Fall Ihres Widerspruchs wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung Ihrer Daten vorliegen und, soweit dies nicht der Fall ist, jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten unterlassen.

Recht zur Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO

Sie haben das Recht, sich wegen eventueller Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde der Union oder der Mitgliedsstaaten zu wenden.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich gerne an uns wenden: [Kontakt].

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Hinblick auf Ihre Person im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens sowie zur Prüfung Ihrer potenziellen arbeitsbezogenen Einsetzbarkeit. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke einer fundierten Personalentscheidung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Zudem werden Bewertungen anhand objektiver, nicht diskriminierender Kriterien hinzugespeichert; sofern dies im Einzelfall zulässig ist, werden auch öffentlich zugängliche personenbezogene Daten zu Ihrer Person hinzugespeichert.

Die von Ihnen bereitgestellten Daten sind zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen.

Weitergabe / Dienstleister

Nur sofern Sie uns im Rahmen Ihrer Einwilligung das Einverständnis gegeben haben, geben wir Ihre personenbezogenen Daten auch an weitere Gesellschaften unseres Unternehmensverbunds weiter, um Ihnen weitere Einstiegsoptionen in unserem Unternehmensverbund zu ermöglichen.

Ihre personenbezogenen Daten werden teilweise an externe Dienstleister (beispielsweise Steuerberater, Rechtsberater) weitergeben. Zum Teil können externe IT-Dienstleister (im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 DSGVO) auf Ihre Daten zugreifen. Hierbei agieren die Dienstleister weisungsgebunden, was durch entsprechende Verträge sichergestellt wurde.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die o. g. Zwecke des Personalauswahlverfahrens erforderlich ist. Falls Sie der Datenverarbeitung während des Personalauswahlverfahrens widersprechen, werden die Daten – sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensprechen – gelöscht.

Die Daten werden nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens sowie nach Ablauf etwaiger Klagefristen dann gelöscht, es sei denn, dass Sie Ihr Einverständnis gegeben haben, Ihre Bewerbung für weitere Stellenangebote zu speichern. Initiativbewerbungen werden maximal bis zu Ihrem Widerruf oder bis zu zwei Jahre gespeichert und dann gelöscht.

Ihre Rechte

Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 lit. a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Fragen?

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich gerne an uns wenden: [Kontakt].

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „UIMConference“ informieren. Wir nutzen das Tool „UIMConference“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). UIMConference beruht auf der technischen Plattform BigBlueButton, einer Open-Source-Software für Online-Meetings, die wir auf einem dedizierten Server installiert haben und betreiben.

Verarbeitung Ihrer Daten

Bei der Nutzung von „UIMConference“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wenn Sie an einem „UIMConference“-Meeting teilnehmen, werden Sie zu Beginn des Meetings nach Ihrem Namen gefragt; hierbei haben Sie die Möglichkeit, ein Pseudonym zu wählen. Dieser Name wird für die Dauer Ihrer Teilnahme an dem jeweiligen Online-Meeting verarbeitet und anschließend gelöscht. Sofern Sie einen personalisierten Account erhalten, werden Name und E-Mail-Adresse zur User-Verwaltung verarbeitet.

Auch etwaige Audio-, Video- oder Chatinhalte werden nur während des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet. Es erfolgt keine Speicherung der angegebenen Inhaltsdaten. Ausnahmen können Chat- und Notiz-Inhalte sein, wenn dies für die Erstellung eines Protokolls dienlich ist.

Protokollierung

Bei jedem Zugriff auf UIMConference werden Protokolle zu statistischen Zwecken erstellt und verarbeitet, wobei der einzelne Benutzer hierbei anonym bleibt:

• Referrer (Seite, von deren Link Sie zu dieser Internetpräsenz gelangt sind)
• Suchbegriffe (bei Suchmaschinen als Referrer)
• IP wird zur Bestimmung des Herkunftslands und des Providers ausgewertet
• Browser, Betriebssystem, installierte Plug-ins und Bildschirmauflösung
• Aufenthaltszeit auf den Seiten
• Zugriffsmethode und Zugriffserfolg
• zugegriffene Ressource
• übertragenes Datenvolumen

Bei jeder Teilnahme an einem Online-Meeting werden folgende Daten in Form von Zugriffsprotokollen der Webanwendung gespeichert:

• IP-Adresse
• Zugriffsdatum/-zeit
• ausgeführte Aktion und zugegriffene Ressource
• Session- oder Autorisierungs-ID
• Benutzerkennung [sofern personalisierten Account]
• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse [sofern personalisierten Account]
• Raum

Die genannten Daten werden auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung,
• Bereitstellung von Funktionen,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden. Die Daten werden umgehend gelöscht, wenn sie zur Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind.

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen „UIMConference“ als Tool für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren zur Verfügung stellen zu können und die genannten Formate über „UIMConference“ abwickeln zu können. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von „UIMConference“ für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Sollte keine unmittelbare vertragliche Beziehung mit Ihnen bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von „UIMConference“ Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Die Videokonferenzdaten (Video, Audio, Chat etc.) können von allen Usern des jeweiligen Meetings zur Kenntnis genommen werden.
Darüber hinaus findet eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nicht-kommerziellen Zwecken, ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung grundsätzlich nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur in Ausnahmefällen und nur dann an Dritte weiter, wenn dies gesetzlich zulässig [wie z. B. auf Basis des Artikel 6 DSGVO] und/oder erforderlich ist.

Teilweise setzen wir Dienstleister für die gesetzlich vorgesehene Auftragsverarbeitung von Daten ein; so wird das Videokonferenzsystem durch die UIMCooperation GmbH gehostet. Die volle Verantwortung für die Datenverarbeitung verbleibt hierbei bei uns.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die jeweiligen o. g. Zwecke erforderlich ist. Die Daten werden spätestens nach Beendigung des Vertragsverhältnisses und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Zivil-, Handels- und Steuerrechts gelöscht.

Rechte der Betroffenen

Wir informieren Sie hiermit darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit haben. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung), haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und inwieweit Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden (insbesondere Verarbeitungszweck, Empfänger der Daten, Speicherdauer, etc.).

Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer gespeicherten Daten zu verlangen, sofern diese unrichtig oder unvollständig sein sollten. Dies umfasst das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies ist etwa dann möglich, wenn die Daten nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich sind oder die Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten zu löschen sind. Im Einzelfall kann dieses Recht jedoch ausgeschlossen sein.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen. Dies ist etwa dann möglich, wenn Ihre Daten unrichtig erfasst sind oder die Datenverarbeitung unrechtmäßig erfolgt. Im Falle der Einschränkung der Verarbeitung dürfen die Daten nur noch in eng umgrenzten Fällen verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die Herausgabe der Sie betreffenden Daten in einem gängigen elektronischen, maschinenlesbaren Datenformat an Sie oder an einen von Ihnen zu benennenden Verantwortlichen zu verlangen, wenn Sie diese Daten selbst bereitgestellt haben.

Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen, sofern die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. e), f) DSGVO). Im Fall Ihres Widerspruchs wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für die Verarbeitung Ihrer Daten vorliegen und, soweit dies nicht der Fall ist, jede weitere Verarbeitung Ihrer Daten unterlassen.

Recht zur Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO

Sie haben das Recht, sich wegen eventueller Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde der Union oder der Mitgliedsstaaten zu wenden.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich gerne an uns wenden: [Kontakt].

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