Datenschutz beim Versenden von Briefen

Weihnachtsbriefe können verpackte Datenschutzprobleme sein

Alle Jahre wieder nutzen Unternehmen die Möglichkeit, Ihren Kunden zu Weihnachten eine kleine Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Hierbei werden einige Grußworte an die Geschäftspartner gerichtet. Dies geschieht natürlich mit dem Ziel, das eigene Unternehmen positiv zu positionieren. Hieraus kann abgeleitet werden, dass es sich auch hierbei um eine werbliche Maßnahme handeln kann, so dass entsprechende datenschutzrechtliche Vorgaben – zumindest teilweise – auch bei weihnachtlichen Grüßen beachtet werden müssen.

Gerade in der Vorweihnachtszeit werden in zunehmendem Maße Werbeschreiben (auch per E-Mail) an Geschäftspartner versandt, wobei in der Regel auf bestehende Kontakte zurückgegriffen wird. Hierbei müssen verschiedene rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden. So wurden die Daten in der Regel beim Betroffenen selbst erhoben (z. B. durch Austausch von Visitenkarten, Eintrag in Kontaktformular auf der Internetpräsenz), wobei sie oftmals zur vertraglichen oder vorvertraglichen Abwicklung mitgeteilt werden. Bei einer werblichen Nutzung liegt demnach oftmals eine Zweckänderung vor, so dass es gemäß dem datenschutzrechtlichen Prinzip der Zweckbindung einer weiteren Rechtsgrundlage bedarf. Da der Begriff der werblichen Ansprache auch nach entsprechender Rechtsprechung recht weit gefasst wird, können - je nach Gestaltung - auch die Weihnachtsgrüße als solche eingestuft werden. Dies kann z. B. gelten für Weihnachtsmails mit einem „Rückblick auf das erfolgreiche abgelaufene Jahr“.

Die werbliche Nutzung von personenbezogenen Daten ist auch gemäß Bundesdatenschutzgesetz dann zulässig, wenn sie unter Berücksichtigung des sog. „Listenprivilegs“ für die Verarbeitung oder Nutzung „[…] für Zwecke der Werbung im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit des Betroffenen und unter seiner beruflichen Anschrift“ erforderlich ist (§ 28 Absatz 3 Satz 2 Nr. 2 BDSG). So bestehen relativ umfassende Möglichkeiten, Geschäftspartner werblich zu kontaktieren, was auch für die postalische Weihnachtsbriefe an Geschäftspartner gilt.

Sofern die Weihnachtsgrüße per E-Mail versandt werden, ist das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) anzuwenden. Hierbei ist in aller Regel eine explizite Einwilligung des Empfängers erforderlich. Andernfalls ist der potenzielle Empfänger schon bei Erhebung seiner Daten (beispielsweise im Rahmen eines Internet-Kontaktformulars) darüber zu informieren, dass ihm werbliche Schreiben zugehen können und dem widersprochen werden kann.
In Zusammenhang der elektronischen Einwilligung hat die Rechtsprechung gezeigt, dass das werbende Unternehmen die Beweislast und das Risiko trägt, die rechtliche Auseinandersetzung um die Rechtmäßigkeit der E-Mailwerbung zu verlieren, wenn ihm der Nachweis einer zuvor erteilten Einwilligung nicht möglich ist. Daraus ergibt sich, dass das sog. Double-Opt-In als technisches Verfahren empfehlenswert – wenn auch nicht zwingend erforderlich – ist.

Diese rechtlichen Fragestellungen sollten Unternehmen jedoch nicht davon abhalten, Weihnachtsgrüße zu versenden, schließlich kann das Klagepotenzial bei einem reinen Weihnachtsgruß ohnehin als gering eingestuft werden. Jedoch ist es empfehlenswert, dass der Datenschutzbeauftragte grundsätzlich bei Mailing-Aktionen involviert wird, sofern nicht ohnehin schon verbindliche Regelungen – beispielsweise im Rahmen eines Datenschutzhandbuchs – im Hause etabliert wurden.